Wenn KI zum Kollegen wird

Nicole Weinhold

Ein eigenes KI-System hat die UKA-Gruppe ihren Mitarbeitenden bereitgestellt. Der Entwickler erneuerbarer Energieprojekte hatte das Ziel, ein System zu implementieren, das vor allem sicher, praxisnah und datenschutzkonform sein sollte. Genutzt wird ein Modell auf Basis der GPT-Technologie von Open-AI, das jedoch von der Telekom MMS betrieben wird und eine hohe Datensicherheit verspricht.

Der Anstoß zur Einführung kam im Frühjahr 2024. Durch das Sicherheitssystem Microsoft Defender hatte die Unternehmensleitung erkannt, dass viele Mitarbeitende bereits ChatGPT einsetzten – meist aus Effizienzgründen, aber ohne Kontrolle über die verwendeten Daten. Da OpenAI Eingaben zeitweise zum Training seiner Modelle nutzte, drohte der Abfluss vertraulicher Informationen. Die Geschäftsleitung reagierte so schnell wie möglich darauf: IT- und Digitalleiter Christian Schmidt erhielt den Auftrag, eine sichere, leicht nutzbare KI bereitzustellen. Ziel war, den produktiven Einsatz zu ermöglichen, ohne Risiken für Datenschutz und Informationssicherheit.

Entscheidung für Business GPT

Die Wahl fiel auf Business GPT, eine speziell für Unternehmen entwickelte SaaS-Lösung der Telekom MMS, also ein Software-Bereitstellungsmodell, bei dem eine Anwendung über das Internet auf Abonnementbasis anstatt durch Installation auf lokalen Computern genutzt wird.

Die Daten bleiben vollständig in Europa – ­konkret in einer geschützten Microsoft-Azure-Um­gebung unter Telekom-Verwaltung. So ist ge­währeistet, dass keinerlei Inhalte nach außen gelangen.

Wir wollen die KI künftig noch stärker nutzen, um Prozesse zu automatisieren und Daten intelligenter zu verarbeiten.

Ein weiterer Vorteil: Business GPT wird als Prepaid-Lösung angeboten, wodurch sich der Einsatz flexibel skalieren lässt, ohne teure Einzel­lizenzen. Vertrauen bestand zudem durch frühere Kooperationen mit der Telekom-Tochter, etwa bei der Einführung von Microsoft 365. Die Im­plementierung verlief reibungslos. Mitarbeitende greifen über eine SSO-Anmeldung auf die Weboberfläche von Business GPT zu, die im Intranet verlinkt ist. Diese Single Sign-On-Anmeldung ermöglicht es Nutzer:innen, sich mit nur einem Satz An­meldedaten bei mehreren Anwendungen oder Diensten anzumelden, ohne sich jedes Mal neu re­gistrieren oder einloggen zu müssen. Ursprünglich war geplant, die Umgebung später intern nachzubilden.

Wegen des hohen Innovationstempos bei generativer KI entschied man sich jedoch, auf die Telekom-Lösung zu setzen und sie um eigene Chat-Assistenten zu erweitern.

KI-Assistenten mit Persönlichkeit

Für wiederkehrende Aufgaben wurden spezialisierte Helfer entwickelt, die den Einstieg erleichtern und Routineprozesse vereinfachen:

Die personifizierten Namen senken die Hemmschwelle, Künstliche Intelligenz im Alltag zu nutzen, und fördern Akzeptanz. Ergänzend gibt es für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter praxisorientierte Schulungen, Prompting-Guidelines und Hilfen im Intranet.

„Wir wollen die KI künftig noch stärker nutzen, um Prozesse zu automatisieren und Daten intelligenter zu verarbeiten“, sagt Mandy Günzel, Co-Head IT bei UKA. Dafür brauche es Ideen aus der Belegschaft – und eine Kultur, die Neugier und Experimentierfreude unterstützt. Humor ist ausdrücklich willkommen: Auch ein selbst erstelltes KI-Meme darf im Teams-Chat geteilt werden.

Zwar liegen nach dem ersten Jahr noch keine genauen Effizienzzahlen vor – die Vielzahl der Anwendungsfälle lässt sich kaum messen. Doch der Trend ist klar: Die Zahl der Anfragen an Business GPT steigt stetig. Mitarbeitende nutzen die KI, um Texte zu erstellen, zu überarbeiten, zu übersetzen und Dokumente strategisch auszuwerten.

Auch der Arbeitsstil hat sich verändert: Meeting-Protokolle entstehen heute in Minuten, einheitlich strukturiert und übersichtlich. Damit ist die KI aus dem Alltag der UKA-Gruppe nicht mehr wegzudenken.

Blick nach vorn

Die Einführung von Business GPT ist erst der Anfang. Geplant ist der Ausbau des Assistentenkonzepts auf fachspezifische Anwendungen – mit passenden Berechtigungskonzepten. Besonders bei der Standortanalyse für Energieparks sieht UKA Potenzial: KI könnte künftig Ertragsdaten, Windverhältnisse oder Netzanschlüsse automatisch auswerten und so Standortentscheidungen beschleunigen.

Damit dieser Weg gelingt, müssen alle Mitarbeitenden an einem Strang ziehen – und mit sicheren, datenschutzkonformen Werkzeugen arbeiten. Denn offene KI-Modelle einfach zu sperren, löst das Problem nicht: Früher oder später würden ohnehin Umgehungen gefunden.

Nachhaltiger ist es, sichere Alternativen proaktiv bereitzustellen und damit einen verantwortungsvollen, transparenten Umgang mit Künstlicher Intelligenz zu fördern. So wird aus technischer Innovation digitaler Fortschritt.

Mandy Günzel,

Co-Head IT bei UKA

Foto: UKA